Blog

Protokół notarialny to formalny zapis potwierdzający dokonanie różnych działań prawnych. Jego głównym zadaniem jest zapewnienie wiarygodności i bezpieczeństwa prawnego transakcji, ale może także stanowić podstawę do egzekwowania praw i roszczeń wynikających z umów. Za pomocą protokołu notarialnego można także usunąć drobne błędy, które znalazły się w innym akcie notarialnym.

Art. 104 par. 1 ustawy Prawo o notariacie przewiduje, że notariusz spisuje protokoły walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni, spółek i innych osób prawnych w przypadkach prawem przewidzianych. Celem protokołu jest stwierdzenie przebiegu czynności i zdarzeń prawnych bądź faktycznych, a szczególnie odwołujących się do stawiennictwa stron lub składanych przez nie oświadczeń, lub niestawiennictwa jednej ze stron (gdy zawnioskuje o to strona obecna).

Protokół notarialny – najważniejsze zasady

Protokół notarialny zawsze ma formę aktu notarialnego.

Obowiązek spisania protokołu może wynikać z:

ustawy,
statutu,
umowy,
regulaminu,
innego aktu o charakterze wewnętrznym danej osoby prawnej.

Należy pamiętać, że każda czynność notarialna ma charakter dokumentu urzędowego. Protokół notarialny stanowi dokument urzędowy w rozumieniu art. 244 Kodeksu postępowania cywilnego i jest dowodem tego, co zostało w nim urzędowo zaświadczone. Stanowi samodzielny środek dowodowy w postępowaniu sądowym.

Protokół niestawiennictwa u notariusza

Jeden z najczęstszych powodów spisania protokołu jest wymieniony wprost w ustawie Prawo o notariacie protokół ze stawiennictwa lub niestawiennictwa stron. Jego celem jest udokumentowanie stawienia się lub niestawienia się do dokonania czynności notarialnej osób, które zostały do tego zobowiązane. Z inicjatywą spisania takiego protokołu zawsze występuje jedna ze stron – notariusz nie robi tego z urzędu.

W praktyce najczęściej stykamy się z protokołem niestawiennictwa w przypadku umowy deweloperskiej lub umowy przedwstępnej, gdy upłynął termin zawarcia umowy przyrzeczonej, a jedna ze stron uchyla się od dokonania czynności, do której wcześniej się zobowiązała.

Protokół może zostać sporządzony także w obecności obu stron, gdy występuje między nimi jakaś rozbieżność, na przykład gdy nie potrafią dojść do porozumienia co do treści planowanej czynności. W protokole stwierdza się wówczas:

fakt stawienia się obu stron,
wolę sfinalizowania czynności oraz
fakt niemożności jej dokonania.

Opcjonalnie każda ze stron może podać przyczyny, która uniemożliwiła jej dokonanie czynności.

Wreszcie protokół stawiennictwa może przybrać charakter protokołu uzgodnień. Strony określają w nim istotne dla nich postanowienia, które powinny zostać zawarte w planowanej w przyszłości umowie. Protokół tego rodzaju najczęściej poprzedza zawarcie umowy przedwstępnej.

Protokół przebiegu czynność lub zdarzenia

Protokół notarialny może zostać również spisany w celu stwierdzenia przebiegu czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne. Lista czynności i zdarzeń jest właściwie nieograniczona, bo praktycznie każde zdarzenie i czynność wywołują jakieś skutki prawne. Protokołuje się na przykład przebieg przetargów, licytacji, losowań.

Notariusz nie powinien spisywać protokołu, który wymaga specjalistycznej wiedzy – chyba że w procesie brała udział osoba posiadająca udokumentowane rozeznanie w temacie, np. biegły.

Protokół strony internetowej

Protokół ze strony internetowej potwierdza istnienie określonej treści na stronie internetowej, dzięki czemu strony te mogą być dowodami w sądzie. Wprawdzie każdy może samodzielnie „zabezpieczyć” informacje znajdujące się na stronie – przede wszystkim przez zrobienie zrzutu ekranu, ale może to zostać zakwestionowane przez drugą stronę sporu, na przykład właściciela sklepu internetowego. O jakie sytuacje może tu chodzić? Wyobraźmy sobie sytuację, w której klient twierdzi, że w ofercie na stronie www opisano właściwości produktu lub towaru, których w rzeczywistości one nie posiadają. Klient będzie starał się wykazać, że został wprowadzony w błąd. Inna sytuacja: twórca grafik znalazł na stronie swój projekt, który został komercyjnie wykorzystany bez jego zgody. Obawiając się, że po zwróceniu uwagi w mailu czy nawet przedsądowym wezwaniu do zaniechania naruszeń właściciel strony usunie grafikę, może wystąpić o sporządzenie protokołu ze strony internetowej.

Aby sporządzić protokół, notariusz Tczew otwiera stronę na swoim komputerze, wykonuje zrzut ekranu i drukuje obraz. Sporządzony protokół będzie potwierdzał, że zamieszone obrazy strony przedstawiają faktyczną treść z dnia i godziny, w którym został wykonany.

Protokół prostujący do aktu notarialnego

Choć notariusze z ogromną dokładnością podchodzą do sporządzania aktów (kilkakrotnie sprawdzają wszystkie uwzględniane informacje, odczytują treść aktu stronom), to nie da się całkowicie wyeliminować ryzyka błędów. Jednym z kategorii błędów są oczywiste omyłki, np. błąd literowy w pisowni imienia lub nazwiska, nieprawidłowe wskazanie numeru rachunku bankowego, błąd stylistyczny. Można je łatwo sprostować – służy temu sporządzenie przez notariusza protokołu prostującego.

Ma on formę aktu notarialnego. W jego treści wskazuje się błędną formułkę oraz prawidłową treść, która zastępuje tę nieprawidłową. Na prostowanym akcie notarialnym notariusz sporządza odpowiednią adnotację z numerem protokołu prostującego.