Sprawdź, jakie dokumenty przygotować przed wizytą u notariusza w Tczewie. Przedstawiamy wykaz dokumentów potrzebnych do sprzedaży nieruchomości, darowizny, testamentu oraz spraw spadkowych.

Kancelaria Notarialna w Tczewie

Jak przygotować się do wizyty u notariusza?

Odpowiednie przygotowanie dokumentów pozwala sprawnie przeprowadzić czynność notarialną oraz ograniczyć ryzyko konieczności wyznaczenia dodatkowego terminu spotkania.

Poniżej przedstawiamy zestawienie dokumentów i informacji, które mogą być potrzebne przy sporządzaniu najczęściej dokonywanych czynności notarialnych, takich jak umowy sprzedaży nieruchomości, darowizny, testamenty, pełnomocnictwa czy akty poświadczenia dziedziczenia.

Przedstawiony wykaz ma charakter informacyjny. Zakres wymaganej dokumentacji zależy od rodzaju czynności, stanu prawnego nieruchomości oraz indywidualnych okoliczności danej sprawy.

Z tego względu zachęcamy do wcześniejszego kontaktu z naszą Kancelarią Notarialną w Tczewie. Po zapoznaniu się z charakterem planowanej czynności wskażemy dokumenty niezbędne do jej przeprowadzenia oraz wyjaśnimy kwestie związane z przygotowaniem aktu notarialnego.

Dokumenty najlepiej przekazać kancelarii z odpowiednim wyprzedzeniem, przed planowaną datą podpisania aktu.

Podstawowe dane wymagane przy czynnościach notarialnych

Niezależnie od rodzaju czynności notarialnej konieczne jest ustalenie tożsamości osób biorących w niej udział oraz, w odpowiednich przypadkach, zweryfikowanie ich uprawnienia do działania.

Osoby fizyczne

Przygotowując się do wizyty, należy dysponować następującymi danymi:

1. Imię lub imiona oraz nazwisko.
2. Imiona rodziców.
3. Numer PESEL.
4. Rodzaj, numer oraz termin ważności dokumentu tożsamości.
5. Adres zamieszkania.
6. Informacja o stanie cywilnym.
7. Informacja o obowiązującym ustroju majątkowym małżeńskim,
8. Dowód lub paszport lub karta pobytu,
9. Dokument potwierdzający sporządzone ustanowienie rozdzielności majątkowej, jeśli dotyczy.
10. Pełnomocnictwo w odpowiedniej formie, jeżeli czynność ma zostać dokonana przez pełnomocnika.

Podczas wizyty należy okazać ważny dokument tożsamości oraz PESEL (UWAGA PESEL MUSI BYĆ NIEZASTRZEŻONY!)

Spółki i inne podmioty

Jeżeli stroną czynności jest spółka, fundacja, stowarzyszenie lub inna jednostka organizacyjna, w zależności od jej formy prawnej mogą być potrzebne:

1. Numer KRS lub dane właściwego rejestru.
2. Numery NIP i REGON.
3. Aktualna umowa spółki, statut lub inny dokument ustrojowy.
4. Dane osób uprawnionych do reprezentacji.
5. Dokumenty tożsamości osób reprezentujących podmiot.
6. Uchwały odpowiednich organów.
7. Pełnomocnictwa lub inne dokumenty potwierdzające umocowanie do działania.

Ostateczny zakres dokumentów ustalany jest po zapoznaniu się z rodzajem planowanej czynności.

Wykaz dokumentów według rodzaju czynności notarialnej

Wybierz interesującą Cię czynność, aby sprawdzić, jakie dokumenty warto przygotować przed wizytą w kancelarii.

1. Sprzedaż działki niezabudowanej

Do przygotowania aktu notarialnego sprzedaży działki niezabudowanej zazwyczaj potrzebne są:

1. Numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości.
2. Dokument potwierdzający nabycie nieruchomości przez sprzedającego, np. umowa sprzedaży, darowizny, postanowienie sądu lub akt poświadczenia dziedziczenia.
3. Wypis z rejestru gruntów, a w określonych przypadkach również wyrys z mapy ewidencyjnej.
4. Informację o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego, czy nieruchomość objęta jest obszarem rewitalizacji.
5. Zaświadczenie czy nieruchomość stanowi las w rozumieniu przepisów o lasach.
6. Dokument potwierdzający przeznaczenie nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub informacja o jego braku.
7. Dokumenty dotyczące podziału geodezyjnego, jeżeli działka powstała w wyniku podziału, który nie został ujawniony w księdze wieczystej.
8. Zaświadczenie właściwego urzędu skarbowego dotyczące podatku od spadków i darowizn, jeśli jest wymagane.
9. Uzgodniona cena sprzedaży oraz sposób i termin zapłaty.
10. Numer rachunku bankowego sprzedającego.
11. Ustalony termin przekazania nieruchomości.
12. Dokumentacja bankowa, jeżeli zakup finansowany jest kredytem.

W zależności od położenia i charakteru nieruchomości mogą być konieczne także inne zaświadczenia, w szczególności dotyczące ograniczeń w obrocie nieruchomościami rolnymi.

Jeżeli w księdze wieczystej widnieją jakiekolwiek obciążenia to należy poinformować o tym Notariusza, który w zależności od istniejącego wpisu poinformuje jakie dokumenty należy przedłożyć.

2. Sprzedaż działki zabudowanej

W przypadku sprzedaży nieruchomości zabudowanej domem lub innym budynkiem należy przygotować w szczególności:

1. Numer księgi wieczystej nieruchomości.
2. Dokument stanowiący podstawę nabycia prawa własności.
3. Wypis z rejestru gruntów oraz, jeśli wymagane, dokumenty ewidencyjne dotyczące budynków.
4. Wyrys z mapy ewidencyjnej, jeżeli jest potrzebny do dokonania wpisów w księdze wieczystej.
5. Informację o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego, czy nieruchomość objęta jest obszarem rewitalizacji.
6. Zaświadczenie czy nieruchomość stanowi las w rozumieniu przepisów o lasach.
7. Zaświadczenie dotyczące osób zameldowanych w budynku, jeżeli jest wymagane do przygotowania transakcji.
8. Świadectwo charakterystyki energetycznej, jeżeli obowiązek jego przekazania wynika z przepisów.
9. Zaświadczenie z urzędu skarbowego, jeśli jest wymagane ze względu na sposób wcześniejszego nabycia nieruchomości.
10. Ustalenia dotyczące ceny, terminu płatności i wydania nieruchomości.
11. Numer rachunku bankowego sprzedającego.
12. Dokumenty związane z kredytowaniem zakupu, jeżeli dotyczy.

Dodatkowa dokumentacja może być potrzebna, gdy budynek nie został ujawniony w księdze wieczystej albo występują rozbieżności w danych ewidencyjnych.

3. Darowizna działki niezabudowanej

Przy przekazywaniu niezabudowanej nieruchomości w drodze darowizny mogą być potrzebne:

1. Numer księgi wieczystej.
2. Dokument potwierdzający prawo własności darczyńcy.
3. Wypis z rejestru gruntów.
4. Wyrys z mapy ewidencyjnej, jeżeli jest wymagany.
5. Dokumenty dotyczące podziału geodezyjnego nieruchomości, jeśli dotyczy.
6. Zaświadczenie urzędu skarbowego, jeśli jest wymagane.
7. Dane osobowe darczyńcy i obdarowanego.
8. Wartość rynkowa przedmiotu darowizny.
9. Informacja o stopniu pokrewieństwa między stronami.
10. Uzgodniony termin wydania nieruchomości.
11. Informacje dotyczące ewentualnych obciążeń oraz praw osób trzecich.

W przypadku darowizny na rzecz osoby najbliższej warto również omówić z notariuszem skutki podatkowe i spadkowe planowanej czynności.

Pamiętaj, że jeżeli w księdze wieczystej widnieje obciążenie to dodatkowo potrzebna jest zgoda wierzyciela na wykreślenie hipoteki.

4. Darowizna działki zabudowanej

W przypadku darowizny nieruchomości zabudowanej wymagane mogą być:

1. Numer księgi wieczystej.
2. Dokument nabycia nieruchomości przez darczyńcę.
3. Wypis z rejestru gruntów i odpowiednie dokumenty dotyczące budynków.
4. Wyrys z mapy ewidencyjnej, jeśli jest potrzebny.
5. Dokumentacja dotycząca podziału nieruchomości, jeśli dotyczy.
6. Zaświadczenie urzędu skarbowego, jeżeli jest wymagane.
7. Dane osobowe stron oraz informacja o łączącym je pokrewieństwie.
8. Wartość nieruchomości.
9. Informacja o terminie przekazania nieruchomości.
10. Ustalenia dotyczące ewentualnego ustanowienia służebności osobistej mieszkania lub prawa użytkowania.
11. Dokumenty związane z obciążeniami nieruchomości.

5. Ustanowienie odrębnej własności lokalu i jego sprzedaż

Przy wyodrębnieniu lokalu oraz przeniesieniu jego własności konieczne mogą być:

1. Numer księgi wieczystej nieruchomości, z której lokal ma zostać wyodrębniony.
2. Dokument potwierdzający tytuł prawny właściciela nieruchomości.
3. Zaświadczenie o samodzielności lokalu.
4. Rzut kondygnacji z oznaczeniem lokalu oraz pomieszczeń przynależnych, jeżeli występują.
5. Odpowiednie dokumenty z ewidencji gruntów i budynków, niezbędne do ustanowienia odrębnej własności lokalu oraz jego sprzedaży, w szczególności wypis z rejestru gruntów, wyrys z mapy ewidencyjnej oraz wypis z kartoteki lokali.
6. Dokumenty związane z pozwoleniem na budowę, zakończeniem budowy i dopuszczeniem budynku do użytkowania.
7. Świadectwo charakterystyki energetycznej, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
8. Uzgodniona cena sprzedaży oraz sposób jej zapłaty.
9. Numer rachunku bankowego sprzedającego.
10. Dokumenty dotyczące finansowania zakupu.
11. Inwentaryzacja budynku wraz z wyliczeniem powierzchni lokali oraz przysługujących im udziałów w nieruchomości wspólnej.

Zakres dokumentacji zależy między innymi od tego, czy lokal znajduje się w nowo wybudowanym budynku, czy w nieruchomości już użytkowanej.

6. Sprzedaż mieszkania stanowiącego odrębną własność

Przy sprzedaży mieszkania z odrębną księgą wieczystą należy przygotować:

1. Numer księgi wieczystej lokalu.
2. Dokument potwierdzający sposób nabycia mieszkania.
3. Zaświadczenie urzędu skarbowego, jeżeli jest wymagane.
4. Zaświadczenie od zarządcy nieruchomości lub wspólnoty mieszkaniowej o stanie rozliczeń związanych z lokalem, jeśli strony je za potrzebne.
5. Informację dotyczącą osób zameldowanych w mieszkaniu.
6. Świadectwo charakterystyki energetycznej, jeżeli wymagają tego przepisy.
7. Cenę sprzedaży oraz ustalony sposób płatności.
8. Numer rachunku bankowego sprzedającego.
9. Termin wydania mieszkania.
10. Dokumenty kredytowe kupującego, jeśli zakup finansowany jest kredytem.

7. Darowizna mieszkania stanowiącego odrębną własność

Do sporządzenia umowy darowizny mieszkania mogą być potrzebne:

1. Numer księgi wieczystej.
2. Dokument stanowiący podstawę nabycia lokalu.
3. Zaświadczenie urzędu skarbowego, jeśli jest wymagane.
4. Dane darczyńcy i obdarowanego.
5. Informacja o stopniu pokrewieństwa między stronami.
6. Wartość rynkowa mieszkania.
7. Uzgodniony termin przekazania lokalu.
8. Informacja o zamiarze ustanowienia służebności osobistej mieszkania na rzecz darczyńcy lub innej osoby.

8. Sprzedaż spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu

Przy sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do mieszkania najczęściej potrzebne są:

1. Zaświadczenie wydane przez właściwą spółdzielnię mieszkaniową, potwierdzające osobę uprawnioną oraz podstawowe dane lokalu.
2. Numer księgi wieczystej (jeśli jest prowadzona).
3. Dokument potwierdzający nabycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu.
4. Zaświadczenie dotyczące rozliczeń ze spółdzielnią.
5. Zaświadczenie urzędu skarbowego, jeżeli jest wymagane.
6. Informacja o osobach zameldowanych w lokalu.
7. Cena sprzedaży oraz warunki płatności.
8. Numer rachunku bankowego sprzedającego.
9. Termin wydania lokalu.
10. Dokumentacja kredytowa, jeżeli zakup finansowany jest kredytem.

Jeżeli dla prawa do lokalu nie jest prowadzona księga wieczysta, a strony zamierzają ją założyć, potrzebne mogą być dodatkowe dokumenty ze spółdzielni.

9. Darowizna spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu

W celu dokonania darowizny należy przygotować w szczególności:

1. Zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej dotyczące przysługującego prawa do lokalu.
2. Dokument potwierdzający nabycie tego prawa.
3. Numer księgi wieczystej, jeśli jest prowadzona.
4. Zaświadczenie urzędu skarbowego, jeśli jest wymagane.
5. Dane osobowe darczyńcy i obdarowanego.
6. Informację o pokrewieństwie między stronami.
7. Wartość przedmiotu darowizny.

10. Testament notarialny

Osoba zamierzająca sporządzić testament powinna przygotować:

1. Ważny dokument tożsamości.
2. Dane osób, które mają zostać powołane do spadku.
3. Informacje o planowanym sposobie rozporządzenia majątkiem.
4. Dane dotyczące poszczególnych składników majątku, jeżeli mają zostać objęte szczególnymi postanowieniami testamentu.

Sporządzenie testamentu nie wymaga co do zasady przedstawiania pełnej dokumentacji dotyczącej całego majątku.

Notariusz wyjaśni różnice między poszczególnymi rozrządzeniami testamentowymi, w tym powołaniem do spadku i zapisem windykacyjnym.

11. Pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości

Do sporządzenia pełnomocnictwa potrzebne będą:

1. Dokument tożsamości osoby udzielającej pełnomocnictwa.
2. Dane osobowe pełnomocnika.
3. Numer księgi wieczystej nieruchomości.
4. Informacje umożliwiające jednoznaczne określenie przedmiotu sprzedaży.
5. Zakres czynności, do których pełnomocnik ma zostać upoważniony.
6. Ewentualne dodatkowe warunki lub ograniczenia pełnomocnictwa.

Pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości wymaga zachowania formy aktu notarialnego.

12. Akt poświadczenia dziedziczenia

W sprawach spadkowych należy przygotować przede wszystkim:

1. Odpis aktu zgonu spadkodawcy.
2. Numer PESEL zmarłego.
3. Akty urodzenia spadkobierców, którzy nie zmienili nazwiska oraz akty zawarcia małżeństwa tych spadkobierców, którzy zmienili nazwisko.
4. Testament lub testamenty spadkodawcy, jeżeli zostały sporządzone.
5. Dane wszystkich osób, które mogą wchodzić w krąg spadkobierców ustawowych lub testamentowych.
6. Informacje o ewentualnych wcześniejszych postępowaniach spadkowych oraz złożonych oświadczeniach dotyczących spadku.
7. Numer Księgi Wieczystej nieruchomości wchodzących w skład spadku.

W zależności od okoliczności sprawy notariusz może poprosić o dodatkowe dokumenty.

Możliwość sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia zależy od spełnienia ustawowych przesłanek.

13. Umowa majątkowa małżeńska – intercyza

Małżonkowie zamierzający zawrzeć umowę majątkową powinni przygotować:

1. Ważne dokumenty tożsamości.
2. Odpis aktu małżeństwa, jeśli związek został już zawarty.
3. Informację o aktualnie obowiązującym ustroju majątkowym.
4. Informację o rodzaju planowanej umowy, np. ustanowieniu rozdzielności majątkowej.

Umowę majątkową małżeńską można zawrzeć zarówno przed ślubem, jak i w trakcie trwania małżeństwa.

14. Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Do sporządzenia umowy spółki z o.o. potrzebne są między innymi:

1. Dane wspólników.
2. Proponowana firma spółki.
3. Siedziba spółki.
4. Przedmiot działalności gospodarczej.
5. Wysokość kapitału zakładowego.
6. Liczba i wartość nominalna udziałów.
7. Informacja o podziale udziałów pomiędzy wspólników.
8. Zasady reprezentacji spółki.
9. Dane osób mających pełnić funkcje w organach spółki.
10. Informacja o czasie trwania spółki, jeżeli ma być oznaczony.

W przypadku wspólników będących osobami prawnymi konieczne jest również przedstawienie danych rejestrowych oraz dokumentów potwierdzających umocowanie osób działających w ich imieniu.

15. Statut spółki akcyjnej

Przy przygotowywaniu statutu spółki akcyjnej wymagane mogą być:

1. Dane założycieli spółki.
2. Firma i siedziba spółki.
3. Przedmiot działalności.
4. Wysokość kapitału zakładowego.
5. Wartość nominalna oraz liczba akcji.
6. Informacje o rodzajach akcji i związanych z nimi uprawnieniach.
7. Zasady funkcjonowania organów spółki.
8. Dane dotyczące wkładów na pokrycie kapitału zakładowego.
9. Informacja o czasie trwania spółki, jeśli jest oznaczony.
10. Inne postanowienia wymagane przepisami lub planowane przez założycieli.

16. Protokół zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia

W celu przygotowania protokołu notarialnego zgromadzenia spółki należy przekazać:

1. Numer KRS spółki.
2. Aktualną umowę spółki lub statut.
3. Porządek obrad.
4. Projekty uchwał przewidzianych do podjęcia.
5. Informacje dotyczące sposobu zwołania zgromadzenia.
6. Dane osób uczestniczących w zgromadzeniu oraz osób uprawnionych do reprezentacji, jeśli są potrzebne.
7. Dokumenty dotyczące planowanych zmian, w szczególności zmian umowy spółki lub statutu.

Zakres dokumentacji ustalany jest indywidualnie, z uwzględnieniem rodzaju spółki oraz przedmiotu zgromadzenia.

17. Dodatkowe informacje przed wizytą u notariusza

Dokumenty związane z dziedziczeniem i darowizną

W przypadku sprzedaży lub darowizny nieruchomości nabytej wcześniej w drodze spadku, darowizny albo na podstawie innych nieodpłatnych przysporzeń może być konieczne przedstawienie zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Obowiązek uzyskania takiego dokumentu zależy od podstawy i daty nabycia oraz obowiązujących przepisów.

Warto ustalić tę kwestię z kancelarią przed wyznaczeniem terminu czynności.

Nieruchomość obciążona hipoteką

Istnienie hipoteki nie zawsze uniemożliwia sprzedaż nieruchomości.

Jeżeli nieruchomość jest obciążona kredytem hipotecznym, zwykle konieczne jest uzyskanie z banku dokumentów określających aktualną kwotę zadłużenia, warunki spłaty oraz zasady zwolnienia zabezpieczenia hipotecznego.

Dokumenty te pozwalają odpowiednio przygotować postanowienia umowy sprzedaży.

Zameldowanie w sprzedawanym mieszkaniu

Przed sprzedażą mieszkania lub domu warto ustalić, czy pod danym adresem pozostają osoby zameldowane.

Sam fakt zameldowania nie jest równoznaczny z prawem własności ani nie stanowi automatycznej przeszkody do sprzedaży nieruchomości.

Strony mogą jednak uzgodnić, że przed podpisaniem aktu lub w określonym terminie po jego zawarciu zostaną dopełnione formalności związane z wymeldowaniem.

Przekazanie nieruchomości kupującemu

W umowie sprzedaży warto precyzyjnie określić termin wydania nieruchomości, zasady przekazania kluczy oraz sposób rozliczenia opłat związanych z jej użytkowaniem.

Dobrą praktyką jest sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego dokumentującego stan lokalu, wyposażenie oraz wskazania liczników.

Masz pytania dotyczące wymaganych dokumentów?

Skontaktuj się z Kancelarią Notarialną w Tczewie

Każda czynność notarialna wymaga odpowiedniego przygotowania. Jeżeli nie masz pewności, jakie dokumenty będą potrzebne w Twojej sprawie, zachęcamy do wcześniejszego kontaktu z kancelarią.

Po przedstawieniu podstawowych informacji dotyczących planowanej czynności pomożemy ustalić zakres wymaganej dokumentacji i sposób przygotowania się do spotkania.

Kancelaria Notarialna – Tczew Notariusz Jolana Cejrowska

Zapraszamy do kontaktu telefonicznego lub mailowego w celu uzgodnienia szczegółów i terminu wizyty.

od poniedziałku do piątku w godzinach od 9.00 do 17.00.

Telefony:

+48 58 530 01 33
+48 58 530 01 34

e-mail:

kancelaria@cejrowska.pl