Blog

Oryginał aktu notarialnego pozostaje w kancelarii notarialnej przez dziesięć lat, po tym okresie jest przekazywany do sądu wieczystoksięgowego. Strony otrzymują wypisy, które posiadają moc prawną oryginału i są jego dosłownym powtórzeniem. Można w każdym momencie zwrócić się do kancelarii notarialnej o wydanie wypisu, o ile oczywiście, przysługuje nam do tego prawo.

Najważniejsze różnice między oryginałem a wypisem aktu notarialnego

Oryginał aktu notarialnego różni się od wypisu tym, że jest on podpisywany przez strony i notariusza, zaś wypis opatrywany jest klauzulą z informacją komu wypis wydano i zostaje podpisany jedynie przez notariusza oraz opatrzony stosowną pieczęcią. Pieczęć ta jest okrągła, w jej centrum widnieje znak orła, a w otoku znajdują się imię i nazwisko notariusza.

Oryginał aktu notarialnego jest jeden i nie może być wydawany poza siedzibę kancelarii, wypisów zaś jest wiele i są one przekazywane stronom oraz upoważnionym przez prawo organom. Nie popadajmy w panikę zatem, gdy stwierdzimy brak oryginału aktu notarialnego, siłą rzeczy – nie mamy prawa go posiadać. Jako dokument pierwotny i źródłowy na zawsze pozostaje w archiwach instytucji do tego powołanych.

Dodatkowo warto wyjaśnić, skąd wynika rozbieżność pomiędzy numerem widniejącym na pierwszej stronie wypisu, a numerem znajdującym się w klauzuli na stronie ostatniej. Otóż pierwszy numer informuje o miejscu pod jakim oryginał aktu notarialnego został zarejestrowany w repertorium notarialnym*, zaś drugi – to numer pod jakim zarejestrowano konkretny wypis.

Wypis a odpisu aktu notarialnego — różnice

Jak zostało wcześniej wyjaśnione, w trakcie przebiegu czynności notarialnych notariusz sporządza akty, czyli dokumenty będące potwierdzeniem dokonania konkretnej czynności prawnej. Oryginał aktu sporządzony w jednym egzemplarzu przechowywany jest przez 10 lat w archiwum kancelarii, stronom natomiast wydawane są wypisy z aktu notarialnego. Dokumenty te stanowią powtórzenie treści zawartych w oryginale. Na wypisie znajduje się podpis i pieczęć notariusza, który potwierdza zgodność treści dokumentu z aktem notarialnym, dzięki czemu wypis uzyskuje moc prawną oryginału. W nagłówku wypisu aktu zaznacza się, że wydany dokument jest wypisem. Wypis powinien być dosłownym powtórzeniem oryginału.

Z kolei odpisem aktu notarialnego jest dokument odzwierciedlający treści oryginalnego aktu notarialnego wraz z naniesionymi poprawkami. Wydawane są one na wniosek stron postępowania biorących udział w czynnościach notarialnych opisanych w akcie, ich następców prawnych i innych osób upoważnionych. W nagłówku dokumentu powinna znajdować się informacja o tym, że dany dokument stanowi odpis aktu notarialnego. Odpis ma moc prawną oryginału w przypadku, gdy został on notarialnie poświadczony (art. 109 prawa o notariacie).

Jak uzyskać odpis aktu notarialnego?

Po zawarciu umowy u notariusza strona dostaje odpis aktu notarialnego dla siebie. Jeżeli odpis zaginie lub ulegnie zniszczeniu, strona bez problemu otrzyma w kancelarii kolejny odpis. Zostanie on wydany również innej osobie mającej interes prawny, np. następcy prawnemu strony. Przed wydaniem odpisu notariusz weryfikuje dane zainteresowanego, by potwierdzić, że ma on prawo do uzyskania wypisu.

Za sporządzenie odpisu z akt notarialnych notariusz pobiera opłatę i to niezależnie od tego, czy odpis jest wydawany zaraz po zawarciu umowy, czy też po czasie, gdy osoba mająca interes prawny zgłosi taką prośbę do kancelarii. Maksymalna stawka wynosi 6 zł za każdą rozpoczętą stronę, do tego dolicza się 23% VAT. Za stronę uważa się tekst obejmujący nie mniej niż 25 wierszy.

Nie istnieje żaden centralny rejestr aktów notarialnych, więc po odpis trzeba udać się do kancelarii, w której został on sporządzony. Co więc w sytuacji, gdy notariusz przestał prowadzić kancelarię, a ona już nie istnieje? Sytuacja na szczęście tylko pozornie wydaje się trudna. Jedno z rozporządzeń regulujących pracę notariuszy przesądza, że w razie zaprzestania prowadzenia kancelarii notarialnej, akty i księgi notarialne oraz złożone na przechowanie dokumenty notariusz lub osoba wskazana przez radę izby notarialnej przekazuje do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego ze względu na siedzibę kancelarii. W takiej sytuacji wypisy aktów notarialnych przekazanych do archiwum ksiąg wieczystych wydaje sąd rejonowy.

* repertorium notarialne – księga notarialna, w której zapisuje się dane dotyczące rozpatrywanych spraw (Słownik języka polskiego PWN)