Protokół notarialny

Protokół notarialny to formalny zapis potwierdzający dokonanie różnych działań prawnych. Jego głównym zadaniem jest zapewnienie wiarygodności i bezpieczeństwa prawnego transakcji, ale może także stanowić podstawę do egzekwowania praw i roszczeń wynikających z umów. Za pomocą protokołu notarialnego można także usunąć drobne błędy, które znalazły się w innym akcie notarialnym.

Art. 104 par. 1 ustawy Prawo o notariacie przewiduje, że notariusz spisuje protokoły walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni, spółek i innych osób prawnych w przypadkach prawem przewidzianych. Celem protokołu jest stwierdzenie przebiegu czynności i zdarzeń prawnych bądź faktycznych, a szczególnie odwołujących się do stawiennictwa stron lub składanych przez nie oświadczeń, lub niestawiennictwa jednej ze stron (gdy zawnioskuje o to strona obecna).

Protokół notarialny – najważniejsze zasady

Protokół notarialny zawsze ma formę aktu notarialnego.

Obowiązek spisania protokołu może wynikać z:

• ustawy,
• statutu,
• umowy,
• regulaminu,
• innego aktu o charakterze wewnętrznym danej osoby prawnej.

Należy pamiętać, że każda czynność notarialna ma charakter dokumentu urzędowego. Protokół notarialny stanowi dokument urzędowy w rozumieniu art. 244 Kodeksu postępowania cywilnego i jest dowodem tego, co zostało w nim urzędowo zaświadczone. Stanowi samodzielny środek dowodowy w postępowaniu sądowym.

Protokół niestawiennictwa u notariusza

Jeden z najczęstszych powodów spisania protokołu jest wymieniony wprost w ustawie Prawo o notariacie protokół ze stawiennictwa lub niestawiennictwa stron. Jego celem jest udokumentowanie stawienia się lub niestawienia się do dokonania czynności notarialnej osób, które zostały do tego zobowiązane. Z inicjatywą spisania takiego protokołu zawsze występuje jedna ze stron – notariusz nie robi tego z urzędu.

W praktyce najczęściej stykamy się z protokołem niestawiennictwa w przypadku umowy deweloperskiej lub umowy przedwstępnej, gdy upłynął termin zawarcia umowy przyrzeczonej, a jedna ze stron uchyla się od dokonania czynności, do której wcześniej się zobowiązała.

Protokół może zostać sporządzony także w obecności obu stron, gdy występuje między nimi jakaś rozbieżność, na przykład gdy nie potrafią dojść do porozumienia co do treści planowanej czynności. W protokole stwierdza się wówczas:

• fakt stawienia się obu stron,
• wolę sfinalizowania czynności oraz
• fakt niemożności jej dokonania.

Opcjonalnie każda ze stron może podać przyczyny, która uniemożliwiła jej dokonanie czynności.

Wreszcie protokół stawiennictwa może przybrać charakter protokołu uzgodnień. Strony określają w nim istotne dla nich postanowienia, które powinny zostać zawarte w planowanej w przyszłości umowie. Protokół tego rodzaju najczęściej poprzedza zawarcie umowy przedwstępnej.

Protokół przebiegu czynność lub zdarzenia

Protokół notarialny może zostać również spisany w celu stwierdzenia przebiegu czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne. Lista czynności i zdarzeń jest właściwie nieograniczona, bo praktycznie każde zdarzenie i czynność wywołują jakieś skutki prawne. Protokołuje się na przykład przebieg przetargów, licytacji, losowań.

Notariusz nie powinien spisywać protokołu, który wymaga specjalistycznej wiedzy – chyba że w procesie brała udział osoba posiadająca udokumentowane rozeznanie w temacie, np. biegły.

Protokół strony internetowej

Protokół ze strony internetowej potwierdza istnienie określonej treści na stronie internetowej, dzięki czemu strony te mogą być dowodami w sądzie. Wprawdzie każdy może samodzielnie „zabezpieczyć” informacje znajdujące się na stronie – przede wszystkim przez zrobienie zrzutu ekranu, ale może to zostać zakwestionowane przez drugą stronę sporu, na przykład właściciela sklepu internetowego. O jakie sytuacje może tu chodzić? Wyobraźmy sobie sytuację, w której klient twierdzi, że w ofercie na stronie www opisano właściwości produktu lub towaru, których w rzeczywistości one nie posiadają. Klient będzie starał się wykazać, że został wprowadzony w błąd. Inna sytuacja: twórca grafik znalazł na stronie swój projekt, który został komercyjnie wykorzystany bez jego zgody. Obawiając się, że po zwróceniu uwagi w mailu czy nawet przedsądowym wezwaniu do zaniechania naruszeń właściciel strony usunie grafikę, może wystąpić o sporządzenie protokołu ze strony internetowej.

Aby sporządzić protokół, notariusz Tczew otwiera stronę na swoim komputerze, wykonuje zrzut ekranu i drukuje obraz. Sporządzony protokół będzie potwierdzał, że zamieszone obrazy strony przedstawiają faktyczną treść z dnia i godziny, w którym został wykonany.

Protokół prostujący do aktu notarialnego

Choć notariusze z ogromną dokładnością podchodzą do sporządzania aktów (kilkakrotnie sprawdzają wszystkie uwzględniane informacje, odczytują treść aktu stronom), to nie da się całkowicie wyeliminować ryzyka błędów. Jednym z kategorii błędów są oczywiste omyłki, np. błąd literowy w pisowni imienia lub nazwiska, nieprawidłowe wskazanie numeru rachunku bankowego, błąd stylistyczny. Można je łatwo sprostować – służy temu sporządzenie przez notariusza protokołu prostującego.

Ma on formę aktu notarialnego. W jego treści wskazuje się błędną formułkę oraz prawidłową treść, która zastępuje tę nieprawidłową. Na prostowanym akcie notarialnym notariusz sporządza odpowiednią adnotację z numerem protokołu prostującego.